Documento legal · Ley 1581 de 2012 · Decreto 1074 de 2015
Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Responsable del tratamiento
- Razón social
- NEXTRA TECH S.A.S. (sociedad en proceso de constitución)
- NIT
- En trámite
- Domicilio
- Carrera 24 N.° 11B-36, Valledupar, Cesar, Colombia
- Correo para datos personales
- gerencia@nextratech.com.co
- Teléfono / WhatsApp
- +57 311 490 0729
- Área responsable
- Gerencia de NEXTRA TECH, que atiende las peticiones, consultas y reclamos de los titulares.
2. Alcance y definiciones
Esta política se aplica a los datos personales que NEXTRA TECH recolecta, almacena, usa, circula o suprime en Colombia, en su sitio web y en sus canales de atención. Los términos titular, dato personal, dato sensible, tratamiento, Responsable, Encargado, autorización, transmisión y transferencia tienen el significado que les dan la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
NEXTRA TECH aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
3. Bases de datos, datos tratados y finalidades
| Base de datos | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Prospectos y solicitudes web (formularios de www.nextratech.com.co y www.axiona.com.co, WhatsApp y correo) | Nombre, cargo (opcional), entidad o empresa, correo, teléfono, solución de interés, mensaje. Además, en forma automática: fecha y hora, dirección IP y navegador (user-agent). | (a) Responder la solicitud; (b) agendar la reunión o demostración pedida; (c) hacer seguimiento comercial a esa solicitud por correo, teléfono o WhatsApp; (d) solo con autorización separada y opcional, enviar novedades y contenido comercial; (e) seguridad del formulario y prueba de la autorización. |
| Clientes | Datos de contacto de los representantes y funcionarios de la organización cliente; información contractual, de facturación y de soporte. | Ejecutar el contrato, facturar, prestar soporte y mesa de servicio, cumplir obligaciones legales y contables, y atender requerimientos de autoridades. |
| Usuarios del portal de clientes (crm.nextratech.com.co) | Nombre, correo, rol, registros de acceso y actividad. | Autenticación, control de acceso, trazabilidad y seguridad. |
| Proveedores y contratistas | Datos de identificación, contacto, tributarios y bancarios. | Contratación, pagos y cumplimiento de obligaciones legales. |
En el campo «mensaje» le pedimos no incluir datos sensibles ni datos personales de terceros. Si llegan, solo se usan para responder y no se incorporan a otras bases de datos.
4. Autorización
NEXTRA TECH solicita la autorización previa, expresa e informada del titular. En los formularios web se otorga marcando una casilla obligatoria, que no viene marcada por defecto, junto con el envío del formulario. Recibir comunicaciones comerciales es una casilla aparte y opcional; no marcarla no impide atender su solicitud.
NEXTRA TECH conserva prueba de cada autorización: el texto exacto aceptado y su versión, la versión de esta política, la fecha y hora del servidor, la dirección IP, el navegador y el canal de origen. El titular puede pedir copia de esa prueba.
No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, datos de naturaleza pública o requerimientos de autoridad competente).
5. Datos sensibles y de niñas, niños y adolescentes
NEXTRA TECH no solicita datos sensibles ni datos de menores en su sitio web ni en sus procesos comerciales. Cuando sus productos los tratan por cuenta de un cliente (por ejemplo, una institución educativa), lo hace como Encargado, con la autorización que obtiene el cliente y, en el caso de menores, la de su representante legal (ver sección 9). Contestar preguntas sobre datos sensibles o de menores es siempre facultativo.
6. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Pedir prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite ante NEXTRA TECH.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
7. Consultas, reclamos y revocatoria
Escriba a gerencia@nextratech.com.co con el asunto «Datos personales». Incluya su nombre, su documento de identidad, el canal de respuesta y la descripción de lo que pide. Si actúa por otra persona, adjunte el soporte que acredite la representación.
- Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, previo aviso de los motivos.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, previo aviso. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Mientras se tramita, el dato se marcará con la leyenda «reclamo en trámite».
8. Proveedores, transmisiones y transferencias
Para operar, NEXTRA TECH usa proveedores que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones. Algunos alojan la información fuera de Colombia:
| Proveedor | Uso | Ubicación |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Servidores donde se alojan el sitio web, el CRM y las plataformas | Canadá (Toronto) |
| Google Workspace | Correo electrónico corporativo | Estados Unidos y otros países |
| Google Fonts | Tipografías del sitio web (recibe la dirección IP del visitante al cargar la página) | Estados Unidos |
| Meta (WhatsApp) | Atención por WhatsApp, solo si el titular decide escribir por ese canal | Estados Unidos y otros países |
NEXTRA TECH no vende ni cede datos personales a terceros.
9. NEXTRA TECH como Encargado de sus clientes
En sus productos de software como servicio (AXIONA, NEXTRA CRM, NEXTRA Educación y otros), los datos que cargan los clientes y sus usuarios pertenecen a cada cliente, que es el Responsable. NEXTRA TECH actúa como Encargado: trata esos datos solo para prestar el servicio contratado, según las instrucciones del cliente y el contrato o anexo de tratamiento correspondiente. Las peticiones de los titulares sobre esos datos deben dirigirse al cliente Responsable; NEXTRA TECH le prestará el apoyo técnico necesario para atenderlas.
11. Seguridad de la información
NEXTRA TECH aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos, entre ellas: cifrado en tránsito (HTTPS), control de acceso por roles, registro de auditoría, límites de intentos de acceso y copias de respaldo. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, se informará a la SIC y, cuando NEXTRA TECH sea Encargado, al cliente Responsable, en los plazos que establece la ley.
12. Conservación y supresión
- Prospectos y solicitudes web: mientras exista la relación comercial y hasta veinticuatro (24) meses después de la última interacción; vencido ese plazo, se suprimen o anonimizan.
- Prueba de la autorización: mientras se traten los datos y durante el tiempo necesario para atender reclamaciones o requerimientos de autoridad.
- Clientes, proveedores y contratistas: durante la relación contractual y el plazo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales.
13. Vigencia y cambios
Esta versión 1.0 rige desde el 21 de octubre de 2026. Los cambios sustanciales se publicarán en esta misma dirección con una nueva versión y fecha. Si afectan la finalidad del tratamiento, se pedirá una nueva autorización.